יצירת מפת ערך של תהליך באמצעות ניתוח תהליכים

מאמר זה יעסוק באופן שבו ניתן להשתמש באחד מכלי ניהול רזה (ניתוח תהליכים) על מנת ליצור מפת ערך של תהליך ספיציפי בארגון. חשוב להדגיש שגם מפת הערך היא כלי של ניהול רזה.

מפת ערך של תהליך היא מפה המתארת בצורה ויזואלית וברורה מה המשאבים שזורמים באותו תהליך ועוזרת לארגון (ובעיקר למנהל שאחראי על התהליך הספיציפי) למצוא איפה יש בזבוז (MUDAבלשון של קייזן), כלומר - ארגון ושיפור של תהליכים וביצועיים עסקיים.

השלבים העיקריים ביצירת המפה:

1.      לצייר בצד אחד את הספקים של משאבי התהליך (בין אם זה מחלקה אחרת בארגון ובין אם זה קבלן חיצוני) ובצד המנוגד לו את הלקוח (מי שמקבל את התוצר הסופי של התהליך).

2.      לצייר את כל השלבים הקשורים לתהליך – מה הם אבני הדרך בין הספק לבין הלקוח?

3.      להוסיף מתחת לכל שלב את כמות המשאבים שנצרכים בו. המשאבים יכולים להיות אנושיים וגם חומרים פיזיים.

4.      לאחר שמפת הערך שורטטה יש להוסיף את קווי התקשורת בין כל הגורמים – בין השלבים עצמם ובין הספק והלקוח. במידה ויש גורם חיצוני שעדיין אינו נמצא במפת הערך  (לדוג' מנהל) יש להוסיף אותו בין הלקוח לספק ולמתוח ממנו את הקווים לנקודות המתאימות.

5.      בשלב הסופי של המפה יש להוסיף את הזמנים של כל שלב, בין השלבים וכל התהליך עצמו. זה מעניק רזולוציה גבוהה של התהליך ונותן למנהלים ולעובדים הבנה לגבי הזמן.

לאחר שהמפת הערך של התהליך מוכנה אפשר להתחיל לנתח אותה ולחפש את הנקודות שאפשר לשפר וכמובן את הנקודות שחייבים לשפר.

לסיכום, ניתוח תהליכים הוא השלב הראשון והחשוב ביותר משום שהוא זה שמכריע את רמת הדיוק של מפת הערך. לכן מומלץ מאוד לעשות זאת באמצעות חברת ייעוץ תעשייה וניהול  או מהנדס תעשייה וניהול שעובד בארגון.