גורמים להצלחת הטמעת מערכת בינה עסקית בארגון

מערכת בינה עסקית BI הינה מערכת המכילה תהליכים ואפליקציות שנועדו לתמוך בקבלת ההחלטות בארגון. המערכת עוזרת למנהלים בדרגים הבכירים אבל גם משרתת את הדרגים הזוטרים (מנהלי מחלקות ויחידות עסקיות) לקבל החלטות מושכלות לפי ניתוח הנתונים.

על מנת להטמיע בהצלחה את מערכת BI בארגון חשוב להתייחס לגורמים הבאים:

1. בחירת הטכנולוגיה המתאימה לצרכי הארגון – מערכת BI צרכה להיות מותאמת לצרכי הארגון מבחינת כמות המידע במערכת (מידת כריית נתונים), מידת השימוש בה (באופן יומי או לעיתים רחוקות יותר), האם המערכת צריכה להיות OLAP (מקוונת ובזמן אמת) ומידת הגמישות של המערכת.

2. ניהול פרויקטים מוצלח – הטמעת מערכת BI מצריכה מנהל פרויקט איכותי שידאג לעמוד בכל היעדים של התוכנית מבחינת איכות, זמן, תקציב ושביעות הרצון מהמערכת. חשוב לזהות מראש את הסיכונים הצפויים ולהיות עם האצבע על הדופק על מנת לוודא שהם לא מתממשים בפרויקט.

3. התמקדות על החזר על ההשקעה – מערכת BI נועדה לעזור לקבל החלטות בצורה מושכלת ויעילה יותר. חשוב למדוד את התרומה של מידע המערכת מבחינה כספית – לקבוע מדדים המגדירים מה התועלת בהתייעלות בכל אחד מהתחומים שהמערכת מנתחת (במחלקת הכספים, מכירות, ייצור וכו'). חשוב לקבוע יעדים ולעקוב באופן שוטף על מנת לנצל באופן מקסימלי את המערכת ולהגיע להחזר גבוהה על ההשקעה.

4. מחויבות של ההנהלה לתמוך – יישום מערכת BI והשימוש בה מצריך שינויי התנהגות ונורמות בארגון וברוב הארגונים העובדים בכל הרמות אינם אוהבים זאת. ההנהלה, מנהל הפרויקט ומנהל מערכות המידע בארגון חייבים להסביר למשתמשי המערכת את התועלות שלה ומידת התרומה לארגון כתוצאה משיפור קבלת ההחלטות שלהם. המחויבות צריכה להיות גם במעקב אחרי אופן השימוש ובדוגמה אישית.

5. מיפוי הפתרונות של דרישות המשתמש – מערכת בינה עסקית משרתת את המנהלים בארגון ולכן חשוב להבין מה הצרכים שלהם, מה צפויים להיות השימושים העיקריים מהמערכת, מה יעזור להם לקבל החלטות בצורה טובה יותר, מהי מידת הידע הטכני שלהם. כל הגורמים הללו משפיעים על אפיון מערכת BI ובסוג שלה. מערכת BI שלא תענה על כל הדרישות של משתמשי הקצה שלה לא תתרום באופן אופטימלי לארגון.