אירוע קייזן

מה זה אירוע קייזן?

אירוע קייזן הינו פעילות שבה משתתפים כל הגורמים השותפים לתהליך ספיציפי. זהו אחד מהכלים היעילים ביותר בתחום ניהול רזה (lean management). המטרה באירוע קייזן היא להשיג שיפור שיטות משמעותי בביצוע התהליך באופן ביצועו ובזמן ביצועו.
האירוע מחולק לשלושה שלבים – התארגנות מקדימה לאירוע (pre-Kaizen), האירוע עצמו ומעקב לאחר אירוע (post-Kaizen).
ברוב המקרים אירוע קייזן נמשך חמישה ימים. משך האירוע תלוי במורכבות התהליך ובחשיבותו לארגון.

מהן המטרות של אירוע קייזן?

המטרה הראשונה והעיקרית של אירוע קייזן היא לייעל את התהליך באמצעות סילוק הבזבוזים (MUDA) בתוכו.
שתי המטרות הנוספות הן:
• הגברת שביעות הרצון של הלקוח
• קיצור זמן הביצוע של התהליך

שלב התארגנות מקדימה לאירוע (pre-Kaizen):

השלב הראשון של התארגנות לפני אירוע הקייזן מתחיל כ-30 יום לפני האירוע עצמו. יש להכין תוכניות עבודה מסודרת לכל מחלקה ולקבוע איזה תהליך רוצים לשפר באירוע ולאיזה מדדים הוא שייך. לאחר מכן יש לבחור את מנהל האירוע ומנחה האירוע. רצוי מאוד שמנהל האירוע יהיה מומחה בתחום הנדסת תעשייה וניהול (חברת ייעוץ , עובד תעשייה וניהול שנמצא בארגון וכו').
בשלב השני יש להכין את המתדולוגיה לביצוע האירוע –
• הגדרת המצב הקיים בתהליך
• הגדרת גבולות התהליך
• קביעת יעד ההחזר על השקעה (ROI) של אירוע הקייזן
• קביעת יעדי התהליך
• בחירת משתתפי האירוע המורכב מעובדים, ספקים ולקוחות קצה הקשורים להתהליך הנבחר
בשלב השלישי מבצעים את ההכנות הדרושות לקיום האירוע – מדידת זמנים, הכנה לוגיסטית, הדרכה מקצועית לכל המשתתפים באירוע, ניתוח תהליכים ואיסוף נתונים.
לבסוף יש לקבל אישור סופי ממנהל האירוע על כל התוצרים.

שלב אירוע קייזן

1. ביצוע מיפוי ויזואלי של התהליך במצב הקיים – חשוב מאוד שתהליך יהיה מאוד ויזואלי (שימוש בפתקיות בצבעים שונים, שמות האחראים בכל אחד משלבי התהליך וכו').
2. מציאת הבזבוזים בתהליך והצעת רעיונות לשיפור התהליך
3. חלוקה לצוותי עבודה לפי הנושאים שנקבעו במטרה למצוא פתרונות
4. דיון לגבי חלופות הפתרון שהוצעו על ידי כל אחד מהצוותים והחלטה סופית אילו רעיונות לבצע קודם.
5. תכנון ביצוע הפתרונות שנבחרו.
6. מדידת התוצאות של הפתרונות במידה ואפשר וקבלת החלטה.
7. תיעוד ויזואלי של התהליך המשופר.
8. קביעת מועד post-Kaizen

שלב post-Kaizen

לאחר האירוע יש לבדוק האם כל המשימות שקשורות להטמעתו בוצעו כמתוכנן. יש לבצע הדרכה לכל אנשי הצוות ביחידות הארגון הקשורות לתהליך החדש. אחרי שהתהליך מיושם יש לבחון את אפקטיביות התהליך החדש בהשוואה לקודם בהסתמך על המדדים שנקבעו בתחילת האירוע. חשוב לבצע מדידת זמנים לאורך זמן ולעקוב אחרי התוצאות.
לבסוף יש לקבל החלטה האם לאמץ את השיפורים ולסגור את התהליך במטרה להמשיך לשאר התהליכים בארגון.