ישיבות ממשק

מהן המטרות והיעדים של ישיבות ממשק?

ישיבת ממשק היא אחד מהכלים החשובים ביותר של ניהול רזה (lean management). היא פעולה חוצת ארגון משום שהיא משלבת בין כל יחידות הארגון הקשורים להשגת המטרות. המטרה העיקרית של ישיבות ממשק היא לשפר את הביצועים של המחלקות השונות בארגון. מטרות המשנה שלה הן:
• הגדרת יעדים ברורים ומדדים להשגה.
• שיפור שיטות - צמצום צווארי הבקבוק בארגון, בעיקר בין המחלקות השונות.
• קיצור זמן מתן השירות ללקוחות הפנימיים (עובדים, מנהלים, ספקים וכו') וללקוחות הקצה של הארגון.
• הצגת נקודות אי-שביעות הרצון של לקוחות החברה.
• חלוקת משימות לביצוע כל אחת מהמחלקות (ממשקים) בארגון.

איך מבצעים ישיבות ממשק?

בישיבת הממשק הראשונה של הארגון יש לקבוע באילו נושאים חברי ישיבת הממשק ידונו במהלך הישיבות הקרובות. לאחר מכן, יש להחליט ביחד מה המדדים שעל פיהם תמדד מידת ההתקדמות של כל אחד מהיעדים שנקבעו. מומלץ מאוד שאחד מהמדדים יהיה כמה אחוז מהסעיפים שנקבעו הושגו בזמן שהוגדר.
יש לקבוע אחראי ישיבות ממשק שיהווה את הגורם המוביל והמנהל של הישיבות. באחריות אחראי ישיבות הממשק לחלק את המשימות לביצוע על מנת להגיע ליעדים והמטרות הארגוניות, לחלק את המשתתפים לבעלי תפקידים, לוודא ביצוע של אותן משימות בישיבות הבאות ולוודא שכל הנציגים מגיעים למפגש.
בישיבת הממשק הבאה כל אחד מחברי הצוות מעדכן את מידת ההתקדמות של ביצוע המשימה שמוטלת על המחלקה שלו. לאחר שמשימה בוצעה, חשוב להעביר משוב אפקטיביות על מנת לוודא שהמשימה עומדת במדדים שהציבו בישיבת הממשק הרלוונטית.
ישיבות הממשק חייבות להתקיים באופן קבוע בתקופה שעליה יחליטו. רצוי מאוד לקיים ישיבת ממשק בתחילת כל שבוע כדי שהעבודה תתנהל בצורה אפקטיבית וממוקדת יעדים במשך כל השבוע.

מהם התוצרים של ישיבת ממשק?

• בחינה אילו מהיעדים שהוצבו הושגו ולאיזה יעדים הארגון הגיע עד כה.
• To Do List – מה לעשות? עד מתי? וחלוקת אחריות ברורה בין המשתתפים.
• סנכרון בין כל היחידות בארגון על מנת להגיע ליעדים תוך עמידה במדדים שהוצבו.
• ניתוח תהליכים חוצי ארגון ובחינתם לאור מטרות הארגון.

מהם היתרונות של ישיבות ממשק?

• הגדלת שביעות הרצון של הלקוחות הפנימיים והחיצוניים של הארגון.
• גיבוש העובדים במחלקות ובין המחלקות בארגון
• מיקוד בצרכי הלקוחות הפנימיים והחיצוניים של הארגון.
• הגדלת היעילות והפרודקטיביות בארגון.