כתיבת נהלי מדיניות של ניהול איכות

מטרת כתיבת נהלים היא להשיג את היעדים של הארגון בצורה מוגדרת, כלומר תיעוד מדויק וברור לגבי אופן ביצוע פעולות הקשורות לנושא מסוים (נהלי בטיחות, נהלי מדיניות, נהלי עבודה וכו').  חשוב לציין שלפני כתיבת נהלים מומלץ להשקיע משאבים בביצוע ניתוח תהליכים על מנת לוודא שכל אחד מהנהלים יכסה תהליך קיים.

במאמר קצר זה נתמקד בכתיבת נהלי מדיניות של ניהול האיכות בארגון. הכוונה בנהלים מסוג ניהול איכות היא - מהן הפעולות שעל העובדים לבצע כדי להקפיד על סטדנרט איכות שנקבע על ידי מנהלים מקצועיים בארגון?

מבנה כתיבת נהלי מדיניות בתחום ניהול איכות:

1. כותר נוהל – מה שם הנוהל, במה הנוהל יעסוק.
2. מבוא – תקציר אודות הנוהל.
3. אחריות – מגדיר בפירוש מי אחראי על ביצוע הנוהל (לאילו עובדים יש את ההרשאה) ומי אחראי על הפיקוח אודותיו.
4. הגדרות – במידה וקיימים מונחים טכניים או ביטויים ארגוניים, חשוב לציין אותם על מנת שעובד חדש יבין על מה מדובר.
5. אופן ביצוע דגימה  - מגדיר איך דוגמים את הפריטים שעליהם יבוצע נוהל בקרת איכות.
6. בקרת איכות  - השיטה שלפיה יש לבצע את בדיקת האיכות.
7. חישובים – החישובים שיש לבצע על מנת לבדוק את האיכות של הנדגם.
8. חישובים חוזרים או מדידות חוזרות – במידה ויש לבצע שוב בדיקה, כיצד יש לבצע אותה.
9. דיווח תוצאות – כיצד מדווחים על התוצאות, מה מדווחים ולמי מדווחים.
10. נספחים.

לסיכום, מסמך כתיבת נהלים הוא מקור מידע כלל-ארגוני, כך שכל אחד מעובדי הארגון יכול לגשת אליו על מנת להבין כיצד יש לבצע פעולות בארגון. כתיבת נהלי מדיניות איכות בארגון עוזר לעובדים חדשים בתחום שאינם בקיאים להבין מהם הסטדנרטים ואיך מגיעים אליהם.

מכיוון שתחום כתיבת נהלים שייך לאסכולת הנדסת תעשייה וניהול, מומלץ להיעזר במהנדס תעשייה וניהול שעובד בארגון או למצוא חברת ייעוץ הנדסת תעשייה וניהול בעלת ניסיון בתחום.