אפק מערכות
ראשי > הנדסת תעשייה וניהול > ניתוח תהליכים

ניתוח תהליכים

אפק סיסטמס, חברת ייעוץ הנדסת תעשייה וניהול, בעלת ניסיון עשיר ומוצלח בתחום ניתוח תהליכים עבור ארגונים פרטיים, מסחריים וציבוריים. לאפק צוות מנוסה של מהנדסי תעשייה וניהול המתמקד בהבנת צרכי הלקוח, תכנון קפדני עם דגש על הפרטים הקטנים ובביצוע איכותי של הפרויקט.

אפק דוגלת בתהליך של שיפור תהליכים, מהלך זה מקנה לה יתרון תחרותי משמעותי המעלה את רמת המוצר והשירות הניתנים ללקוח.

מרבית הבעיות בארגון נוצרות כתוצאה מתהליך שאינו נעשה כשורה ולא מכוח האדם או המכונות בתהליך, לכן אנו מקפידים להמשיך ללמוד ולהתמחות בביצוע פרויקטי ניתוח תהליכים. 

 

מהו ניתוח תהליכים ומה מטרתו?

ניתוח תהליכים הינו ניתוח מעמיק של ביצוע תהליכי העבודה בארגון בכל התחומים. ניתוח תהליכים נועד לשפר את ביצועים העסקיים באמצעות התייעלות ארגונית, איתור נקודות תורפה וטיפול בכשלים (תקשורת, בזבוז משאבים, פעולות כפולות וכו'). כתוצאה מביצוע מוצלח של ניתוח תהליכים משתפר השירות ללקוחות הארגון.

התוצרים של ניתוח תהליכים מוצלח הם קיצור זמני ביצוע, איתור ופתרון צווארי בקבוק, צמצום עלויות ומשאבים, הקטנת מספר הטעויות, שיפור איכות , סטנדטיזציה בביצוע כל התהליך.

 

מהם סוגי ניתוח תהליכים השכיחים?

ניתוח תהליכי יצור

ניתוח תהליכי העברת מידע (תקשורת בארגון)

ניתוח תהליכי רכש

ניתוח תהליכי הכשרת ההון האנושי בארגון

ניתוח תהליכי שירות לקוחות

 

איך מבצעים ניתוח תהליכים מלא?

מיפוי דקדקני של התהליכים בארגון: בשלב הראשון של ניתוח תהליכים יש לבצע שיחות עם מנהלים בכל הדרגים והעובדים. במהלך השיחות מתברר מהות כל תהליך ואופן ביצועו, משך זמן התהליך, המשאבים התומכים בו (כגון: כוח אדם, תשתיות מחשוב, תקציב וכו'), אופן התקשורת בביצועו, אופן תיעוד הנהלים, זיהוי סדר התהליכים ותהליכים קריטיים.

איתור נקודות התורפה: לאחר מיפוי תהליכים והגדרתם, מאתרים לגבי כל תהליך את הכשלים האפשריים כתוצאה מהפסקתו או ביצוע לא נכון שלו. דוגמאות לנקודות תרופה שכיחות: היעדר תוכניות מגירה (מקרים ותגובות), היעדר תיעוד של נהלים בביצוע התהליך, כשלים בתקשורת בזמן העברת המידע, טכנולוגיה ישנה, ושימוש לא יעיל או בזבוז משאבים (חומרי גלם, עובדים, מכונות, מערכות מידע ,זמן וכו').

הכנת תוכנית לשיפור התהליך: בשלב השלישי מכינים תוכנית התייעלות עבור כל אחד מהתהליכים. מומלץ מאוד להיעזר גם בעובדי הארגון לקבלת משוב ורעיונות, משום שהם המומחים בביצוע אותם תהליכים.

דגשים חשובים בעת שיפור התהליך הם: קיצור זמן התהליך (ע"י איחוד וקיצור שלבים), ביטול פעולות שאינן מביאות ערך ללקוח, צמצום זמני המתנה למינימום הניתן, הכנסת דגשים לניצול אפקטיבי של המשאבים העומדים לרשות התהליך וחיפוש טכנולוגיה מתקדמת המביאה להחזר מהיר על ההשקעה.

קבלת אישור על התהליכים החדשים: בשלב זה של ניתוח תהליכים מציגים את התהליכים החדשים למנהלים והעובדים שצריכים ליישמם. במידה והמשוב חיובי מתחילים לבצע את התהליכים בפועל.

בדיקת אפקטיביות התהליכים: בשלב החמישי של ניתוח תהליכים בודקים האם התוצר המתקבל מהתהליך החדש הוא כפי שתוכנן.

הטמעת התהליכים החדשים: על מנת להטמיע את אופן ביצוע התהליכים מומלץ לעקוב אחרי העובדים לבדוק שכולם מבצעים את עבודתם בסדר החדש שהוגדר.