אפק מערכות
ראשי > הנדסת תעשייה וניהול > ניהול פרוייקטים

ניהול פרוייקטים

אפק סיסטמס, חברת יעוץ ניהול פרויקטים, בעלת ניסיון עשיר ומוצלח בניהול פרויקטים עבור ארגונים. לאפק צוות מנוסה של מהנדסי תעשייה וניהול המתמקד בהבנת צרכי הלקוח, תכנון קפדני עם דגש על הפרטים הקטנים ובביצוע איכותי של הפרויקט.

מה זה ניהול פרויקטים ?
פרויקט הוא משימה חד פעמית אשר מוגבלת בתקציב ולוח זמנים ובעלת נקודות התחלה וסיום ברורות. ברוב המקרים לפרויקט יש מרכיב גבוה של אי-ודאות (עכב הייחודיות שלו). ניהול פרויקטים הוא התחום העוסק בתכנון, הוצאה לפועל ובקרה של פרויקטים.
 
 
מהן מטרות ניהול פרוקיטים ?
המטרות העיקריות בניהול הפרויקט הן: לעמוד ביעדי הפרויקט, לסיים את הפרויקט בלוח הזמנים הנדרש, לעמוד בקריטריונים של איכות שהוגדרו לפני ביצועו, לעמוד במגבלת התקציב ולהשיג שביעות רצון גבוהה מהלקוח.
 
 
מהם השלבי החיים של ניהול הפרויקטים ?

 

 

שלב הייזום וההגדרות: בשלב זה מתקבלת ההחלטה להתחיל פרויקט שעונה על צורך ספציפי בארגון. זהו שלב ההגדרות של הפרויקט – מדוע לבצע את הפרויקט (הבעיה), מטרות הפרויקט (הפתרון), בעלי העניין בו, מנהל ומבצע הפרויקט וכו'. חשוב מאוד להקפיד על דיוק בשלב הראשון כדי לצמצם את הסיכוי לטעות בשלבים הבאים.

שלב התכנון: זה השלב הכי חשוב בכל תהליך ניהול פרויקטים משום שביצוע טעות בשלב הזה, תעלה הרבה בשלב הביצוע, כשינסו לתקן אותה. עיקרי המשימות בשלב הן: תכנון הפעולות שיש לבצע במסגרת הפרויקט (תכולת העבודה בכל הרמות), תכנון תקציב, תכנון לו"ז לביצוע, תכנון המאשבים הדרושים (רכש ואנוש) ותכנון האיכות הנדרשת, המתודולוגיות שעלינו להתבסס עליהם כגון: KPIBalanced Scorecard.

שלב הביצוע והבקרה: החלק המעשי של ניהול הפרויקט, הפעלת המשאבים השונים לפי תוכניות העבודה שנקבעו. חשוב מאוד לבצע בקרה של תכנון מול ביצוע לכל אורך הביצוע. היות ונעשים שינויים בתוכניות, חשוב מאוד להקפיד על תקשורת רבה בין כל הגורמים הרלוונטים.

ההערכה וסגירת הפרויקט: בשלב האחרון של ניהול הפרויקט מעריכים את תוצרי הפרויקט לפי הקריטריונים שהוגדרו בשלב התכנון. במידה ומרוצים מהתוצרים סוגרים את הפרויקט ומעריכים אותו מבחינת תכנון מול ביצוע כדי להפיק לקחים לפרויקטים הבאים של הארגון.

 

שלוש נקודות עיקריות להערכת ביצוע ניהול פרויקטים

איכות העבודה: הערכה האם תוצרי הפרויקט עומדים בדרישות שהוצבו בשלב התכנון. איכות העבודה מתייחסת לאיכות המוצר, שביעות רצון הלקוח מהשירות וביצוע נכון של פעולות.

עלות הפרויקט בפועל: הערכה האם עלות הפרויקט עומדת בתקציב שתוכנן בשלב התכנון. במידה והיתה חריגה חשוב להבין האם הטעות היתה בהגדרת התקציב או שמא היה בזבוז של משאבים. כמו כן, חשוב להתמקד האם במהלך בפרויקט הצליחו להפחית חלק מהעלויות הצפויות (פעולות התייעלות).

עמידה בלוח הזמנים שהוגדר: הערכה האם בכל שלבי הפרויקט היתה הצלחה לעמוד בזמנים. באילו שלבים היתה חריגה של זמן וכיצד התמודדו איתה. במידה ובוצעו קיצורים בביצוע הפעולות (לדוג' רכישת רכיב מוכן במקום לייצר אותו) אזי לברר מה היתה השפעתם על לוח הזמנים.

מהם גורמי הצלחה וכשלון בתחום הניהול פרויקטים ?

סיבות עיקריות להצלחת ניהול פרויקט :

בהירות במטרות הפרויקט: מטרה שהוגדרה באופן ברור, מאפשר לצוות ניהול הפרויקט להבין בדיוק מה מצופה מהם ולתכנן את הפרויקט כך שיגיע אל המטרה בהצלחה.

תכנון פרויקט: תכנון מדויק יותר מקטין את הסיכויים לטעויות בביצוע הפרויקט ומגדיל את הסיכויים להתמודדות יעילה עם בעיות.

איכות צוות הפרויקט: הצוות שמוציא לפועל את הפרויקט חייב להיות איכותי, ברמות הניהוליות של הפרויקט אך גם העובדים וקבלני המשנה.

מעורבות הלקוח: הלקוח חייב להיות בקשר עם מנהלי הפרויקט במהלך הפרויקט כדי לבדוק שהתוצרים עומדים בדרישות שלו ולסייע למנהל הפרויקט במידה וצצות בעיות ואירועים בלתי צפויים.

סיבות עיקריות סיבות לכשלונות של ניהול פרויקט :

חוסר הסכמה ואי-בהירות בהגדרות – מטרת הפרויקט אינה ברורה דיה למנהל הפרויקט, או כשהתהליכים לא מוגדרים כמו שצריך. התוצאה הצפויה: שגיאה בתכנון הפרויקט.

חלוקת אחריות שאינה ברורה – אין בהירות מהי חלוקת האחריות. התוצאות הצפויות: פעילויות מבוצעות באיכות נמוכה מהדרוש, חוסר ביצוע של פעילויות ו/או כפל פעילויות.

תקשורת לקויה – מידע שאינו עובר בין כל הגורמים הרלוונטים או מידע שעובר לאט מדי (כתוצאה משימוש באמצעי תקשורת לא נכונים). התוצאות הצפויות: סבב העדכון נמשך זמן רב, המידע שעובר לא תואם למסר המקורי וכו'.

חוסר ניהול סיכונים – אין התייחסות לסיכוניים ובעיות צפויות בעת תכנון הפרויקט (תוכניות מגירה, מקרים ותגובות, נקודות תורפה, גידור וכו'). התוצאות הצפויות: התעסקות מתמדת בכיבוי שריפות, טיפול בבעיות באופן שאינו יעיל ו/או לוקח יותר זמן לפתור בעיות.