אפק מערכות
ראשי > מערכות מידע > אפיון דרישות

אפיון דרישות

אפק סיסטמס, חברת יעוץ מערכות מידע, בעלת ניסיון עשיר ומוצלח בתחום אפיון דרישות מערכות מידע עבור ארגונים ממגוון תחומי שוק ורטיקליים. לאפק צוות מנוסה של מהנדסי תעשייה וניהול המתמקד בהבנת צרכי הלקוח וכתיבה איכותית של האפיון מערכת מידע ארגונית, עם דגש על כל הפרטים הקטנים.

 

 מה זה אפיון דרישות?

אפיון דרישות של מערכת מידע הינו מסמך המגדיר במפורט את הדרישות הטכניות של הארגון ממערכת המידע, כגון: מטרות, תהליכי עבודה, ממשקים, בסיסי נתונים, מודולים וכו'.
 
  

איך מבצעים אפיון דרישות למערכת מידע?

הבנת המטרה של המערכת: בשלב הראשון יש להבין בדיוק מה התכלית של המערכת, על אילו צרכים ארגוניים היא אמורה לענות.
 
מיפוי המצב הנוכחי: בשלב השני מבינים יותר לעומק את המצב הקיים בחברה באמצעות שיחות עם אנשי מפתח בחברה. שלב זה נועד להבין מה חסר לארגון, מה התשתיות הקיימות כרגע, מה הקשיים העיקריים שלהם במימוש מלוא הפוטנציאל של הידע בארגון, מה תהליכי העבודה העקריים בארגון וכו'. 
 
קבלת החלטה לגבי החלופה: בשלב זה חברת ייעוץ מציגה בפני מנהלי הארגון את החלופות העומדות לרשותההטמעת מערכת מידע חדשה, שדרוג המערכת הקיימת (המלצות לשיפורים הדרושים) או מערכת מדף (מציעים את החלופות הרלוונטיות ביותר). בשלב זה מכריע את האופן שבו המסמך אמור להיראות.
 
הכנת מסמך האפיון: בשלב הרביעי של כתיבת אפיון דרישות המערכת, היועץ מכין את מסמך האפיון המכיל את הנקודות הבאות: תכלית המערכת, תיאור מפורט של תהליכי העבודה העיקריים בארגון, כמות וסוג המשתמשים (קהל היעד של המערכת), הגדרת ממשקי המערכת (התקשרות בין המודולים השונים אמורה לשקף את האינטראקציה בין המחלקות השונות בארגון) והתקציב. בנוסף, אפשר להתבסס על גישות שונות לשיפור הביצועים והניהול כגוןKPI ו- Balanced Scorecard.

קבלת אישור על מסמך האפיון: בשלב האחרון מגישים את טיוטת מסמך אפיון דרישות למנהלי הארגון ולשאר אנשי המפתח בארגון (כל אחד בהתאם למודול שרלוונטי אליו) על מנת לקבל מהם אישור שהאפיון מוגדר כיאות. במידה ויש הערות ובקשות לשיפור חוזרים על השלב הקודם עד לתוצר מוגמר שמרוצים ממנו.
 
לאחר האישור הסופי מסתיים בפועל תפקיד יועץ אפיון דרישות המערכת, אך מומלץ מאוד שהוא ילווה את התהליך של בחירת הגורם החיצוני שאמור להוציא לפועל את מסמך האפיון לכדי מערכת מידע שמעניקה מענה לצרכי הארגון.

 

דגשים בכתיבת אפיון דרישות מערכת מידע

 
 
ניתוח תהליכים, בעיקר חוצי ארגון
תרגום "שפת הארגון" לשפה מקצועית של אנשי מערכות המידע.
הבנת צרכי בעלי העניין מהמערכתמנהלים, עובדים ולקוחות.
• סדר וארגון